Als Moderator führte Herbert Baier durch die Veranstaltung.
Ziel der Veranstaltung war es, die Vereinsvertreter für das Thema zu sensibilisieren, aber auch gleichzeitig Lösungsvorschläge aufzuzeigen. Umgekehrt wollten die Verbandsvertreter von dem breiten Meinungsaustausch profitieren, indem sie zu erfahren hofften, wo die Vereine in ihrer täglichen Arbeit tatsächlich der „Schuh drückt“ um dem Problem des Mitglieder- und Vereinsrückgangs etwas entgegensetzen zu können.
Nach der Einführung galt es zunächst im „Brainstorming“-Verfahren eine Vielzahl von Problemen in der Vereinsarbeit zu identifizieren, diese in verschiedene Themenbereiche zu kategorisierten und gemäß ihrer Relevanz zu priorisieren: Fehlendes Engagement, Integration im Verein, Öffentlichkeitsarbeit, Kosten, Zusammenarbeit mit Schulen, Fehlende Vorgaben für Jugendarbeit, Zeitmangel für die Jugendarbeit, Konkurrenz, fehlende Spiellokale.
Die Teilnehmer bei der Bearbeitung des Themas
Anschließend wurden die 3 am wichtigsten bewertesten Themen in separaten Arbeitsgruppen behandelt und Aktionspläne erstellt.
Als Gründe für „Fehlendes Engagement“ wurden dabei mangelende Freiwilligkeit, fehlende schachliche Ausbildung, finanzielle und Zeitprobleme sowie schlichtweg fehlendes Interesse genannt. Bei den Lösungen sahen die Teilnehmer u.a. Möglichkeiten im Bereich Intensivierung der Ausbildung, verstärkte Information über Möglichkeiten durch den Fachverband, sowie Maßnahmen in den Vereinen selbst.
Beim Thema „Integration im Verein“ wurden die drei Hauptrichtungen „Kein altersgerechtes Training im Verein“, „keine Integration von Jugendlichen in den Verein“ und „Imageproblem Schach“ erörtert. Auch hier schloß die Gruppe als Lösungsvorschläge auf Ausbildungs- und Informationsaktivitäten des Verbandes und gleichzeitig zielgerichtete Maßnahmen der Vereine.
Im Bereich „Öffentlichkeitsarbeit“ wurden zunächst die prinzipiellen Fragen „Wer“, „Wo“, „Wie“ und „Wann“ näher diskutiert. Als Lösungsvorschläge wurden hier unter anderem die Einführung von Presseverantwortlichen in den Vereinen vorgeschlagen. Für Ausbildung und Hilfestellungen sollten Stellen auf Verbandsebene installiert werden. Zusätzlich sollten neue Medien wie Facebook u.ä. genutzt werden, um insbesodere die Jugendlichen besser zu erreichen.
Insgesamt wurden eine ganze Reihe von Vorschlägen für Aktivitäten auf Vereins- und Verbandsebene aufgelistet. Die Vereinsvertreter konnten sicher die eine oder andere Anregung mit nach Hause nehmen. Für die BSJ und den BSB gilt es nun, die interessantesten Ideen für die Verbandsebene aufzugreifen und nach Möglichkeit umzusetzen.